プライバシーや機密情報を守るGmailの「情報保護モード」を使ってみよう

メールに閲覧期限や開封時のパスコードを設定できる!Gmail™の「情報保護モード」についてご説明します。

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    • 「情報保護モード」の概要

      Gmailで機密情報を送信するとき。受信者による情報流出や第三者からの不正アクセス防止に役立つ「情報保護モード」を使ってみませんか?

      「情報保護モード」を利用すると、送信メールの閲覧に有効期限を設定できたり、有効期限が切れる前であっても、メールを開けないようにアクセス権を取り消したりできます。受信者は有効期限が切れたり、アクセス権が取り消されたりするとメールを開けません。また、受信者はメール本文や添付ファイルを転送やコピー、印刷、ダウンロードすることもできません。

      さらに、メール送信時に受信者の電話番号を入力すれば、受信者はメールを開く際にSMS経由でパスコード受信が必要となります。

      なお、当然と言えば当然ですが、「情報保護モード」を利用すれば“必ず安全”というわけではありません。Gmailヘルプページによると、「情報保護モード」には偶発的なデータ流出や不正アクセス防止に効果が期待できますが、受信者がメールや添付ファイルをスクリーンショットしたり、写真を撮ったりすることは防げません。また、受信者が悪意あるプログラムを使用すれば、メールや添付ファイルがコピー、ダウンロードされる場合もあるとのことです。利用する際は、その点にご注意ください。

      送信方法は?

      「情報保護モード」はパソコンからだけでなく、iPhone/Android™のGmailアプリでも利用できます。機能の使い方をご紹介しましょう。ここではiPhone版アプリを使って「情報保護モード」でのメール送信方法を紹介しますが、Android版でも手順はほぼ同様です。

      まずは、Gmailアプリのメール作成画面にて通常通り宛先や件名、メール本文の入力、ファイルの添付をしてください。続いて、画面右上にある“点が3つ横に並んだボタン”→「情報保護モード」の順にタップしてください。

      遷移先の画面にて「情報保護モード」の詳細を設定可能です。有効期限は「1日/1週間/1か月/3か月/5年」の中から選択しましょう。

      「パスコードの選択」欄で「標準」を選んだ場合、Gmailアプリを使用している受信者は直接メールを開けます。Gmailを使用していない受信者にはメールでパスコードが送信されます。

      「SMSパスコード」を選んだ場合、メール受信者の電話番号宛にSMS経由でパスコードが届きます。受信者の電話番号はメール送信時に入力できます。すべての設定が完了したら画面右上のチェックボタンを押しましょう。あとはメールを送信すればOKです。

      「情報保護モード」で送信した場合、相手側ではどのような画面表示となるのでしょうか。「パスコードの選択」欄で「標準」を選択し、相手側がGmailを使用している場合、メールは通常通りに開封できますが、本文下部にメッセージの有効期限や注意事項などが表示されます。

      「パスコードの選択」欄で「SMSパスコード」を選択した場合、受信者側ではSMSによる本人確認が求められます。メールを開封するには受信したパスコードの入力が必要です。

      大切な情報をメールでやり取りする際は、ぜひ「情報保護モード」を利用してみてはいかがでしょうか。

      [アプリ]
      Gmail
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      ※動作確認はiPhone XS iOS Ver15.2、Safariにて行っています。
      ※動作確認はXperia™ XZ2 Android™ 9、Google Chrome™にて行っています。
      ※一部の機種やOSでは動作しない場合があります。

      更新日:2022年02月15日

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      ※掲載内容は、2022年02月15日時点での情報になります。

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